Как написать бизнес-письмо

Бизнес-письмо – это официальный документ, который используется для деловой переписки между организациями, клиентами, партнерами или сотрудниками. Грамотно составленное письмо помогает создать профессиональное впечатление и достичь поставленных целей.

Основные правила составления бизнес-письма

• Соблюдайте официально-деловой стиль
• Будьте лаконичны и конкретны
• Избегайте эмоциональных выражений
• Проверяйте орфографию и пунктуацию
• Используйте стандартную структуру

Структура бизнес-письма

1. Шапка письма

Включает реквизиты компании:

• Логотип (при необходимости)
• Название организации
• Юридический адрес
• Контактные данные
• Дата составления

2. Заголовок

Указывается тема письма, например:

"О продлении сроков поставки оборудования"

3. Обращение

Используйте уважительную форму:

• "Уважаемый Иван Иванович!"
• "Уважаемая г-жа Петрова!"
• "Уважаемые коллеги!" (при коллективном обращении)

4. Основная часть

Содержит суть письма, изложенную четко и последовательно:

1. Введение (причина обращения)
2. Основная информация (факты, аргументы)
3. Заключение (выводы, просьбы, предложения)

5. Заключительная часть

Включает:

• Вежливое завершение ("С уважением", "Искренне Ваш")
• Должность и ФИО отправителя
• Контактные данные для обратной связи
• Приложения (если есть)

Типы бизнес-писем

Пример бизнес-письма

ООО "ТехноПром"

123456, г. Москва, ул. Промышленная, д. 45
Тел.: +7 (495) 123-45-67
Email: info@technoprom.ru
15 мая 2024 г.

О поставке оборудования

Уважаемый Александр Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 мая 2024 года направляем Вам коммерческое предложение на поставку промышленного оборудования.

Мы готовы поставить запрашиваемые вами станки модели СТ-450 в количестве 10 единиц по цене 250 000 рублей за единицу. Срок поставки - 30 календарных дней с момента подписания договора.

Для уточнения деталей сотрудничества Вы можете связаться с нашим менеджером Ивановой Марией по телефону +7 (495) 123-45-67 (доб. 123) или электронной почте m.ivanova@technoprom.ru.

Прилагаем к письму полный каталог нашей продукции и стандартную форму договора.

С уважением,
Директор по продажам ООО "ТехноПром"
Петров Сергей Николаевич

Приложения:
1. Каталог продукции 2024.pdf
2. Договор поставки №45-2024.docx

Советы по оформлению

• Используйте стандартный шрифт (Times New Roman, Arial) 12 размера
• Соблюдайте поля (не менее 2 см)
• Нумеруйте страницы при многостраничном письме
• Выделяйте важные моменты полужирным начертанием
• Избегайте подчеркиваний и цветного текста

Помните, что грамотно составленное бизнес-письмо - это не только требование делового этикета, но и эффективный инструмент достижения ваших профессиональных целей.